PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Proceso de administración del proyecto

A continuación se expone el significado de la administración de proyectos dentro de las organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por qué se le considera una solución al problema surgido del incremento de operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un objetivo.

Según Baker, 1999:

 “La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.”

Por lo tanto se puede decir qué, ésta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

Un ejemplo generalizado de la estructura de administración de proyecto se muestra a continuación:

Planeación

Para poder realizar una planeación del proyecto es necesario definir los recursos que se requieren para concluirlo, esto mediante un calendario que contenga la planeación detallada, es decir, que determine lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará.

Para facilitar la planeación será necesario cumplir con algunos pasos o elementos, en este caso Gido y Clements (2003) en su libro Administración exitosa de proyectos sugieren siete pasos, los cuales se presentan a continuación:

·         Definir el Objetivo: es el resultado esperado o el producto final, el cual debe ser alcanzable, específico, medible y claro, además de ser reconocible fácilmente tanto por el cliente como por el contratista.

·         Estructura de División del Trabajo (EDT): En este paso se determina qué elementos o actividades del trabajo son necesarias realizar para lograr realizar el proyecto, Los criterios para decidir el detalle o los niveles que se deben colocar en la estructura de división del trabajo son:

o   El nivel en el cual a una persona individual o una organización se le puede asignar la responsabilidad de realizar el paquete de trabajo.

o   El nivel al que se desea controlar el presupuesto, supervisar y recopilar información de costos durante el proyecto.

·         Definir las Actividades Específicas en Cada Paquete: Según Gido y Clements (2003) una actividad es una pieza de trabajo establecida que exige tiempo. Mientras tanto, este paso es la relación de actividades específicas y detalladas, necesarias para realizar el proyecto.

·         Presentar de Manera Gráfica las Actividades: El paso siguiente es mostrarlas de manera gráfica en un diagrama de red que muestre el orden apropiado y las interrelaciones para lograr el alcance global del trabajo del proyecto.

·         Calcular el Tiempo Estimado para Cada Actividad: En este paso es necesario determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos para terminar cada actividad dentro del tiempo estimado.

·  Calcular el Costo Estimado para Cada Actividad: El costo es uno de los elementos que debe incluir la planeacion, la cual se basara en los tipos y cantidades de recursos que se requieren para cada actividad.

· Calcular un Programa  y un Presupuesto para el Proyecto: Para determinar si se puede lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.

Organización:

La decisión de llevar a cabo un proyecto debe considerarse una decisión estratégica, por cuanto es capaz de influir en el funcionamiento y, por tanto, en la rentabilidad de la empresa.

El plan estratégico está orientado a conseguir la información necesaria. Hay que considerar tanto la situación actual, como la situación deseada y las distintas alternativas. Además hay que tener en cuenta la necesidad de abordar un proyecto teniendo en cuenta los recursos de los que se dispone o se puede disponer en relación entre los costes y el beneficio esperado.

Supervisión Y Control:

Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de un proyecto y  organización. Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificación. Ayuda a que se siga una línea de trabajo, y además, permite a la administración conocer cuando algo no está funcionando.

Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto.

A pesar de que el término “supervisión y control” tiende a ser tratado como uno solo, en realidad, constituyen dos conjuntos de actividades organizativas distintas que están relacionadas, pero que no son idénticas.

Evaluación

Consiste en la comparación de los impactos reales del proyecto con los  planes estratégicos acordados. Está enfocada hacia lo que habías establecido hacer, lo que has conseguido y cómo lo has conseguido. Puede ser formativa: tiene lugar durante la vida de un proyecto u organización con la intención de mejorar la estrategia o el modo de funcionar del proyecto y organización. También puede ser conclusiva: obteniendo aprendizaje a partir de un proyecto completado o una organización que ya no está en funcionamiento.

El seguimiento y la evaluación comparten la misma orientación, hacia un aprendizaje a partir de aquello que haces y cómo lo haces, concentrándose en: Eficacia, Efectividad, Impacto.

En resumen la administración de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas. como se puede observar en la secuencia de la  siguiente gráfica:    

Publicado por:

García Yorsely

Monges Anderson

Graterol María F.